En el desarrollo de las ciencias de la administración de empresas, no hay discusión respecto de lo esencial que significa para todo tipo de organizaciones, adoptar prácticas de medición, seguimiento y control presupuestario. Lo mencionado, no es ajeno para el sector construcción, al contrario, al ser una industria altamente heterogénea respecto al tipo de actividades que pueden desarrollar los distintos actores de la cadena de valor y, como deben en algún momento, trabajar colaborativamente. Lo anterior, impacta directamente en la gran variedad de actividades que se pueden realizar dentro de una misma organización y cómo es necesario estar preparado para medir y controlar cada una de ellas.

Ahora bien, la preocupación radica en los mecanismos y sistemas instaurados en cada organización, para obtener un flujo de información que permita orientar la planificación y proyecciones de la empresa. Por lo tanto, la información económica que pueda generar y disponer una empresa es vital para evaluar la vialidad de futuros proyectos y así, conocer cuál es la capacidad económica de la empresa para enfrentar los nuevos desafíos y por sobre todo, tener bajo control el nivel de endeudamiento y pasivos en el corto o mediano plazo.

En un estudio realizado por el Centro de Extensionismo Tecnológico de la Construcción Zona Sur Austral, durante el 2018, se determinó, que dentro de las buenas prácticas adoptadas que diferencian en el sector de la construcción a las grandes empresas de, las empresas Pymes y con una diferencia significativa está, el control financiero y presupuestario de las obras; en cuanto al cumplimiento de una serie de pocos, pero efectivos indicadores de gestión que determinan el grado de cumplimiento de lo planificado y que permiten tomar decisiones y generar acciones de corrección.

La herramienta de Diagnóstico del Centro de Extensionismo Tecnológico de la Construcción, profundiza lo antes indicado, ya que considera dimensiones asociadas a evaluar aspectos de administración y finanzas incluyendo un análisis del control presupuestario de cada obra. Los resultados obtenidos han reflejado que gran parte de las PYMES tienen serias deficiencias en medición de resultados económicos, más aún, si no cuentan con ningún mecanismo o plataforma de apoyo que sistematice la información desde las obras. Las deficiencias aumentan si consideramos que gran parte de las PYMES no cuenta con información histórica y real para la proyección de nuevos presupuestos debido a que nunca ha medido lo que inicialmente presupuestaron que costaría su proyecto.

Por lo tanto, muchas empresas no solo no realizan un correcto control presupuestario, sino que tampoco hacen una planificación de presupuesto idónea. Es decir, la preocupación constante es la generación de nuevos proyectos que se traduce en futuros ingresos y solo se realiza una evaluación de utilidad final intentando responder a la pregunta ¿Cuánto gané finalizado el proyecto?

La clave para concretar una buena gestión presupuestaria es considerar:

Planificación Presupuestaria: elaborar un presupuesto que permita evaluar los recursos disponibles y estimar la necesidad financiera por proyecto evaluado.

Control Presupuestario: posterior a una correcta planificación presupuestaria por proyecto es necesario ir midiendo los resultados obtenidos y compararlos con los esperados. Para lograr lo anteriormente mencionado, es necesario hacer un seguimiento constante al proyecto con la finalidad de prever cualquier eventualidad negativa en términos económicos. Es por esto que se hace vital analizar los resultados reales de manera periódica, comparar con el presupuesto real y aplicar las medidas correctivas necesarias durante el desarrollo del proyecto.

Con el paso de los años, la forma de mantener un ordenamiento interno del flujo de información y de administración general, de cualquier empresa, ha ido logrando una optimización generalizada asociado a las diversas herramientas tecnológicas disponibles para poder ordenar de manera sistemática los procesos de las empresas. Lo anterior implica que, si bien antes se llevaba un registro escrito en papel, luego un registro digital (Excel o Word) hoy, existen plataformas digitales de apoyo que logran planificar, medir, controlar y rectificar de forma automática.

Es por esto, que cada vez es menos difícil llevar un control presupuestario de obras, porque se cuenta con las herramientas necesarias para facilitar la medición presupuestaria, bajo un correcto flujo de análisis de documentos de gastos asociados a cada partida y con reportes inmediatos de la situación económica de cada proyecto bajo medición.

Para lograrlo, el centro de Extensionismo Tecnológico, pone a disposición de las empresas Pymes de la construcción, un sistema sencillo pero robusto que ayuda a dar un adecuado cumplimiento a este tan importante ítem del desarrollo empresarial. http://www.presupuestario.cetcloud.cl/

Ventajas de mantener un control presupuestario en apoyo de plataformas digitales:

  • Saber Cuánto dinero se recibe por proyecto
  • Saber cuánto se gasta por proyecto
  • Ajustar los gastos de acuerdo a los ingresos
  • Fijar metas de endeudamiento
  • Conocer gastos asociados
  • Contribuir al ordenamiento interno y general
  • Establecer mejores prácticas de generación de informes para el mejor control de operaciones.
  • Contribuye con Flujo de información necesarios para cumplir con las exigencias contables y tributarias.
  • Permite obtener información clave para la toma de decisiones.

Es innegable, que la tendencia organizacional actual, está impulsando un cambio asociado a la aplicación de las tecnologías digitales en todos los aspectos medibles dentro de una empresa. Por lo cual, es necesario evaluar cómo está preparada cada organización respecto a la trasformación digital de sus procesos actuales y los beneficios inmediatos que esto con lleva, no existe justificación para no impulsar cambios que faciliten la medición y control de
procesos tan vitales como lo es un análisis presupuestario que permita un manejo eficiente de los recursos de la empresa.

Leticia Gatica V.
Gestor Extensionista, Temuco.

Para la implementación de la plataforma en tu empresa Pyme de la construcción, contactar: naraya@cdt.cl

Fuente: CET Construcción